Medarbejderhåndbog

Velkommen til Psykiatri Plus

Vi er glade for, at du er en del af vores virksomhed, og vi ser frem til at arbejde sammen med dig. Vores medarbejderhåndbog er designet til at hjælpe dig med at forstå vores virksomhedskultur, værdier, politikker og procedurer. Håndbogen er et vigtigt redskab, der vil guide dig gennem forskellige aspekter af dit daglige arbejde.

Det er vores mission at træde til, når livet gør mest ondt. Vi er specialister inden for socialpsykiatrien, hvor vi hjælper og gør en forskel for de mest udsatte og sårbare mennesker i Danmark. Psykiatri Plus hjælper både børn, unge og voksne med sociale udfordringer og psykisk sygdom. Vi finder løsninger og er til stede, hvor og når der er brug for det.

Vi tror på, at en velstruktureret medarbejderhåndbog styrker fundament og fremme en positiv arbejdsplads, hvor alle medarbejdere arbejder mod fælles mål, med en klar forståelse af Virksomhedens rammer og forventninger.

Vi opfordrer dig til at læse denne håndbog grundigt, og bruge den som en løbende reference. Skulle du have spørgsmål eller behov for yderligere afklaring, er du altid velkommen til at kontakte din nærmeste leder eller HR-afdelingen.

Hos Psykiatri Plus tror vi på, at vores medarbejdere er vores største ressource. Vi stræber efter at skabe en inspirerende og engagerende arbejdsplads, hvor du kan trives og udvikle dig. Vi værdsætter dine bidrag, og ser frem til at nå nye højder sammen.

Tak for at være en del af Psykiatri Plus.

Med venlig hilsen, Tina Kyhl Raahave, CEO, juni 2024

Version 1

© Psykiatri Plus A/S

Redaktion: (Redaktionen opdaterer løbende medarbejderhåndbogen. Den er versionsstyret og tilgængelig i vores HR-system Emply, hvor du altid har adgang til den. Oplever du, at der er områder, som mangler eller med fordel kunne være beskrevet i denne medarbejderhåndbog, så er du altid velkommen til at komme forbi HR med dine input.)

Tina Kyhl Raahave – Administrerende direktør

Pernille Rosenstjerne Bjerring – HR-chef

Indholdsfortegnelse

Vores værdigrundlag

Vores fælles værdigrundlag er fundamentet for vores kultur. Værdierne er retningssættende for den måde vi behandler hinanden, vores kunder og samarbejdspartnere på.

Vores værdier byger bro mellem det vi siger, og det vi gør.
Vores 5 værdier er beskrevet herunder:

Dialog
Respekt
Faglighed
Omsorg
Tillid

Dialog:
Værdien dialog er retningssættende i måden hvorpå vi kommuniker med hinanden, vores kunder, vikarer og samarbejds-partnere. Værdien kommer til udtryk gennem en oprigtig nysgerrig dialog, hvor vi lytter med et åbent sind og uden for-domme. Vi taler respektfuldt til hinanden, og gør os altid umage med at holde den gode og venlige tone.

Respekt:
Værdien respekt er retningssættende for hvordan vi behandler hinanden, vores kunder, vikarer og samarbejdspartnere. Værdien kommer til udtryk ved, at vi udviser respekt for hinandens holdninger og faglighed, og vi altid gør os umage med at behandle hinanden respektfuldt.

Faglighed:
Værdien faglighed er retningssættende for hvordan vi anvender vores professionelle viden og kompetencer i opgaveløsnin-gen. Værdien kommer til udtryk ved, at vi altid gør os umage med at levere høj faglighed. Vi vidensdeler altid med relevante kollegaer og samarbejdspartnere, eller søger sparring for at højne vores faglighed.

Tillid:
Værdien tillid er retningssættende i den tiltro vi udviser overfor hinanden, vores kunder, vikarer og samarbejdspartnere. Værdien kommer til udtryk ved, at vi som kollegaer vil hinanden det bedste, og vi har den aftale, at vi altid taler med hinan-den og ikke om hinanden.

Omsorg:
Værdien omsorg er retningssættende i den måde vi agerer på over for hinanden, vores kunder, vikarer og samarbejdspartnere. Værdien kommer til udtryk i opmærksomhed og den ekstra mil vi altid går for at hjælpe.

Din onboarding

Vores medarbejdere er ubetinget Virksomhedens vigtigste ressource. Derfor vil vi altid gøre os umage med, at du føler dig værdsat og velkommen hos os.

Som ny medarbejder hos Psykiatri Plus, kommer du igennem et individuelt tilrettelagt onboardingsforløb, hvor du den første måned vil blive præsenteret for dine arbejdskollegaer, samarbejdspartnere og eventuelle kunder, så du hurtigt kan danne dig en forståelse af Virksomheden og dens forskellige funktioner.

Du vil også blive introduceret til forskellige procedurer, arbejdsgange og systemer. Under din onboarding vil du have ugentlige møder med din leder, ligesom du, inden din prøvetid udløber, vil blive inviteret til en onboardingssamtale.

Du vil i forbindelse med din første arbejdsdag, få gennemgået din onboardingsplan, samt udleveret alt IT-udstyr, der er nødvendigt for at varetage din funktion.

Vi ved, at det kan være en stor mundfuld at lære både kollegaer, kunder og systemer at kende. Derfor vil vi rigtigt gerne opfordre til, at du stiller spørgsmål, hvis noget virker uklart, eller du har brug for at få noget gennemgået igen.

Virksomhedens HR-system

Virksomhedens HR-system hedder Emply. Du får du adgang til systemet i forbindelse med din onboarding. I Emply finder du dine stamoplysninger og dokumenter, der vedrører dit ansættelsesforhold. I Emply har vi også en digital opslagstavle. Her finder du relevant information som din pensions- og sundhedssikring, GDPR-retningslinjer, vores APV med videre.

Vores kontorer

Vores fælles hovedkontor har adresse på Stationsparken 37, 2600 Glostrup. Her har vi adgang til fælles kantine og gratis parkering (arbejder du fra vores hovedkontor, skal din bils nummerplade registreres i vores system. Dette hjælper vi dig med, på din første dag).

Vi har derudover også et ubemandet kontor i Vejle, der kan anvendes som kontor og til møder og kurser for medarbejdere, der arbejder på Fyn og i Jylland. Kontoret har adresse på Hjulmagervej 4A, 7100 Vejle.

Vores arbejdsmiljø

Vores gode arbejdsmiljø, er noget vi kontinuerligt arbejder sammen om at vedligeholde. Vi er meget bevidste om, at et godt og sundt arbejdsmiljø er noget vi skaber sammen, uanset om det er på distancen, i opgaveløsningen på tværs af ansvarsområder eller rundt om bordet til frokost.

Udover vores 5 værdier, der understøtter det gode arbejdsmiljø, har vi i fællesskab lavet følgende retningslinjer for god adfærd og omgangstone, som vi efterlever hver dag.

Sig altid godmorgen og farvel når du møder ind og går hjem fra kontoret.
Vi spørger altid vores kollegaer, om de vil med til frokost. Så ingen sidder alene tilbage.
Vi taler med hinanden og ikke om hinanden.
Vi spiller hinanden gode. Vi har mange forskellige kompetencer under samme tag. Brug gerne dine kollegaer til hjælp og sparring. Vi husker også vores gode kollegaer, der ikke sidder på kontoret i Glostrup til dagligt, som vi kan sparre med på distancen.
Ros og skulderklap. Det er vi ikke fedtede med.

Arbejdsmiljøorganisering

Vores arbejdsmiljøgruppe har til opgave, at fremme og sikre et godt og sundt arbejdsmiljø. Som medarbejder er du altid vel-kommen til at kontakte arbejdsmiljøgruppen, hvis du har input eller gode ideer til, hvordan vi kan forbedre vores fælles arbejdsmiljø.

Der gennemføres løbende arbejdspladsvurderinger (APV), som er omdrejningspunktet for arbejdsmiljøarbejdet. Ud fra denne sikrer arbejdsmiljøgruppen og ledelsen de rette arbejdsmiljømæssige forhold. Du kan læse meget mere om vores arbejdsmiljø og APV i Emply. I forbindelse med din onboarding, vil du også blive introduceret til Virksomhedens arbejdsmiljøgruppe.

Din faglige udvikling

At kunne levere høj faglighed til vores kunder og borgere er essensen af vores forretning. Derfor sætter vi din faglige udvikling højt. Kompetenceudvikling er et grundelement i forhold til at sikre den høje faglighed og kvalitet, som vi tilbyder vores kunder. Der opstår også meget læring i det daglige arbejde med inspiration fra erfarne kollegaer. Som virksomhed tilbyder vi dig relevante kurser, uddannelse, og supervision der understøtter den funktion, som du har ansvar for. Faglig udvikling og bevilling af længere kompetenceforløb tildeles altid efter en individuel vurdering, og efter aftale med din leder til din årlige MUS.

Skulle ens ansættelsesforhold ophøre i Virksomheden under et kursus eller uddannelse, stopper Virksomhedens betaling dertil.

MUS og 1:1 samtale

Vi afholder medarbejderudviklingssamtale en gang om året. Denne indkaldes du til gennem Emply. Derudover har du hver måned 1:1 med din leder, med fokus på opgaver og din trivsel.

Virksomhedens politikker

Afsnittene herunder giver dig et overblik over Virksomhedens politikker og retningslinjer, der alle vedrører forventninger til vores samarbejde, samt giver dig svar på de spørgsmål, der måtte opstå under dit ansættelsesforhold.

Du er selvfølgelig altid velkommen til at kontakte HR eller din leder, hvis der er forhold på arbejdspladsen, som du har spørgsmål til, eller som du ikke finder svar på i medarbejderhåndbogen.

Loyalitet og tavshedspligt

Som medarbejder er du bundet af loyalitetskravet, når du udtaler dig om Psykiatri Plus. Vi forventer, at du gennem din faglighed, og din måde at omtale arbejdspladsen på, bidrager til at Virksomheden klarer sig bedst muligt. Vurder derfor altid til hvem, og hvad du udtaler dig om, når det omhandler Virksomheden.

Som medarbejder i Psykiatri Plus har du adgang til Virksomhedens forhold, kunder, borgere, ansatte og andre forretningshemmeligheder. Du er forpligtet til at bevare disse oplysninger fortrolige. Din tavshedspligt er livslang og gældende i alle forhold vedrørende Virksomheden. Dette er også beskrevet i din ansættelseskontrakt under afsnittet om tavshedspligt.

GDPR-politik

Vi efterlever gældende GDPR-regler. Dette indebærer blandt andet, at vi skal være bekendt med GDPR-reglerne og hvilke forpligtelser, vi har som Virksomhed. Du kan læse mere om Virksomhedernes GDPR-politik, samt hvordan du skal overholde GDPR i det daglige i ”medarbejderguiden til GDPR”, der findes i Emply.

IT-sikkerhedspolitik for medarbejdere

Formålet med it-politikken er at sikre, at vi alle sammen har gode vaner og udviser sikker adfærd, som vi kan bruge til at beskytte ikke kun borgere, men også Virksomheden og kollegaer.

Ved at vi overholder nogle få regler og retningslinjer, samt taler om it-sikkerhed, får vi nogle kompetencer, der er efterspurgt nu og i fremtiden.

Der skelnes i denne politik mellem regler og retningslinjer:

Regler skal overholdes, og brud kan medføre sanktioner.

Retningslinjer bør følges, for at vi alle sammen løfter it-sikkerheden.

Er du i tvivl om dette, så spørg din leder.

Bruger (regel)
Din bruger er personlig, og må derfor ikke deles med andre. Du må ikke anvende andre personlige brugere end din egen. Overtrædelse vil betyde sanktioner for begge parter.

Surfing på internettet (regel & retningslinje)
Regel: Der må ikke surfes på sider eller købes tjenester, der er i strid med dansk lovgivning (f.eks. BitTorrents (download af ulovlig musik/film), hackersider, der lever af at lægge netværket ned, virusbefængte sider, hvor dette er åbenlyst etc.).

Regel: Der må ikke surfes på sider som indeholder stødende eller pornografisk materiale.

Regel: Har du din egen personlige enhed med, må du kun tilslutte denne på gæstenetværket.

Retningslinje: Brug altid din sunde fornuft, når du surfer på internettet. Besøg kun sider der er relevante for dit arbejde, eller sider som er anerkendte som f.eks. Temponizer, KMD Nexus og Microsoft. Undlad at benytte sociale medier, såsom sider som Instagram eller Facebook, medmindre der er en legitim grund til dette ifm. arbejdet.

Medarbejderhåndbog (regel)
Medarbejderen skal følge medarbejderhåndbogen.

Print (regel)
Hvis du printer fortrolige eller personlige oplysninger, skal printet hentes lige efter du har printet dette. Brug sikker print, hvor det er muligt.

Clean desk princippet (regel)
Hvis du forlader din plads, skal du låse fortrolige eller personoplysninger sikkert inde.
Det kan både være papir, USB eller andre former for oplysninger/medier.

Hvis du forlader din plads for andet en kort periode, så husk at aktiver din låseskærm. Sæt også din arbejdstelefon til automatisk at aktiverer låseskærm, og at denne som minimum er beskyttet med pinkode.

Sikkermail (regel)
Send aldrig følsomme personoplysninger i en mail, uden at mailen er en sikker mail (med kryptering) og overvej nøje situationen, inden almindelige personoplysninger sendes uden kryptering.

Brug af sociale medier (retningslinje)
Brug sund fornuft, før du poster noget om dig selv, borgere, leverandører eller Virksomheden.

Hacking (regel)
Forsøg på hacking af enheder på netværket er i strid med dansk lovgivning. Hvis du undersøger, eller forsøger at få adgang til en andens enhed på netværket uden tilladelse, er der tale om hacking. Du må ikke forsøge at omgå sikkerheden for at få mere adgang eller på anden måde få rettigheder til at udføre flere handlinger end sikkerheden tillader.

Databehandling (regel)
Hvis du behandler personoplysninger for Virksomheden, må du kun behandle disse i overensstemmelse med kundekontrakt eller skriftlig aftale med kunden.

Som medarbejder har du ansvaret for at udvise de nødvendige tekniske og organisatoriske handlinger for at sikre et passende sikkerhedsniveau.

Du har pligt til uden unødigt ophold, at indberette og registrere sikkerhedshændelser og brud på personaledatasikkerheden, der potentielt kan føre til hændelig eller ulovlig tilintetgørelse, tab, ændring, uautoriseret videregivelse af eller adgang til personoplysninger behandlet for Kunden eller Virksomheden uden unødigt ophold. Registrering kan bl.a. gøres ved skriftligt at rapportere til nærmeste leder.

Skulle der ske et brud på persondatalovgivningen, hvor det er os der er den dataansvarlige, skal du som medarbejder straks kontakte din leder.

Sikker overdragelse af hemmeligheder som eks. passwords (regel & retningslinje)
Du må kun overføre personoplysninger til leverandører, myndigheder, tredjelande eller internationale organisationer i det omfang det er aftalt, og at aftalen kan dokumenteres.

Som medarbejder er du ikke forpligtet til at følge en anmodning, hvis den strider mod den persondataretlige regulering.
Du skal altid underrette ledelsen i det omfang du vurderer, at en anmodning strider mod den persondataretlige regulering. Ved opstået tvivl, skal nærmeste leder også kontaktes.

Tavshedspligt (regel)
Hvis du behandler personoplysninger for Virksomheden, Virksomhedens leverandører, myndigheder og borgere, er du forpligtet til fortrolighed og er underlagt tavshedspligt.

Fortrolighedsforpligtelsen gælder dog ikke for information, som er eller bliver offentlig tilgængelig, uden dette skyldes brud på en fortrolighedsforpligtelse. Eller information, som allerede er i den modtagendes besiddelse uden tilsvarende fortrolighedsforpligtelse eller information, som selvstændigt er udviklet af modtageren.

Sanktioner
Overtrædelse af reglerne i denne it-medarbejdersikkerhedspolitik kan medføre ansættelsesretlige konsekvenser, herunder i form af opsigelse eller eventuelt bortvisning.

Tavshedspligten gælder også efter ophør af samarbejdet.

Du kan læse mere om digital sikkerhed i Psykiatri Plus Awareness-træning i linket herunder:
Awareness træning

AI-politik

Du kan bruge AI i dit arbejde, da det i flere tilfælde kan bidrage til at øge kvaliteten af arbejdet, men husk, at der er nogle grundlæggende forhold, du skal være opmærksom på.

Helt centralt gælder det om at bruge sin sunde fornuft, f.eks. ikke at dele oplysninger eller tekst, der kan have et fortroligt indhold, som indeholder følsomme personoplysninger eller kan henføres til Psykiatri Plus’ kunder, borgere og medarbejdere.

Hvad er generativ kunstig intelligens?

Generativ AI (generativ kunstig intelligens) er en type kunstig intelligens, der bruger store mængder data og maskinlæring til at producere nyt indhold baseret på de data, modellen er trænet på. Outputtet kan tage form som f.eks. billeder, lyd eller tekst, gennem algoritmer og maskinlæringsmodeller. Outputtet genereres ved brug af brugerens såkaldte ”prompts”, der er de kommandoer, spørgsmål eller samtaleemner, brugeren leverer til AI-værktøjet.

Generelle principper:

Brug sund fornuft: Anvend altid din sunde fornuft, og vær særligt opmærksom på, hvilke oplysninger, du angiver i dine prompts. Fortrolige oplysninger såsom forretningshemmeligheder, strategier, kundeoplysninger samt personoplysninger må ikke fremgå.
Kritisk vurdering: Betragt svar fra AI-værktøjer som input. Vurder kritisk og undlad at kopiere et svar ukritisk ind i det materiale, du arbejder med. Bliver du i tvivl, om du kan anvende svaret, så kontakt altid din leder.
Etik og ansvarlighed: Du er forpligtet til at overholde etiske og ansvarlige principper i tråd med Virksomhedens vedtagne normer og vores værdisæt

Ved anvendelse af AI-værktøjer, uanset om det er i et lukket eller åbent system, er det afgørende, at alt persondata bliver beskyttet behørigt. Du må derfor ikke indtaste persondata i dine prompts. Ved persondata forstås alle oplysninger såsom navne, CPR-numre, telefonnumre, adresser eller andre oplysninger, der hver for sig eller i kombination kan identificere en fysisk person.

Hold derfor spørgsmål og prompts relateret til bredere emner og undlad at indtaste specifikke persondata. Hvis det er nødvendigt at bruge persondata, skal data være anonymiseret før anvendelse.

Der henvises i øvrigt til vores it-sikkerhedspolitik for medarbejdere.

Beskyttelse af immaterielle rettigheder (herunder ophavsret)

Det er vigtigt, at du er opmærksom på ikke at krænke immaterielle rettigheder, når du benytter AI-værktøjer. Immaterielle rettigheder dækker bl.a. over ophavsrettigheder, designrettigheder, varemærker, og disse rettighedstyper vil også kunne krænkes, når brugen sker via generativ AI. Dette er f.eks., hvis du producerer output, som ligger så tæt op ad et eksisterende værk, at det kan siges at udgøre en ulovlig kopi eller reproduktion efter ophavsretsloven. Undgå derfor at anvende andres rettigheder (f.eks. ophavsretsligt beskyttet materiale såsom tekster, billeder, lyd, video mv.) medmindre du har de nødvendige rettigheder eller tilladelser.

Vær desuden altid opmærksom på det anvendte AI-værktøjs vilkår og brugerbetingelser (”Terms”), da disse kan udgøre supplerende regler til lovgivningen. Disse vilkår vil bl.a. kunne regulere indholdet af de rettigheder, og den licens, du får som bruger, herunder, om der er nogen anvendelsesbegrænsninger for licensen. Vilkårene vil også give svar på, om tjenesten giver nogle garantier eller indeståelser for, at indholdet ikke krænker andres rettigheder, herunder hvilke rettigheder du eventuelt tildeler tjenesten eller tredjemand, så du ikke uforvarende kompromitterer Psykiatri Plus rettigheder, eller vores kunders rettigheder. Vær desuden opmærksom på at sikre korrekt kildeangivelse og kreditering, i de tilfælde, hvor dette er et krav efter lovgivningen, og sørg for at kunne dokumentere dine egne kreative valg, når du anvender AI-værktøjer til at skabe output.

Beskyttelse af forretningshemmeligheder

Vær opmærksom på, at du er forpligtet til at beskytte vores forretningshemmeligheder i overensstemmelse med vores til enhver tid gældende politikker herom. Du må således under ingen omstændigheder videregive forretningshemmeligheder ved brug af AI-værktøjer, f.eks. ved at prompte med forretningshemmeligheder. Videregivelse af forretningshemmeligheder til AI-værktøjer vil være at sidestille med uberettiget videregivelse af forretningshemmeligheder til tredjepart.

Forretningshemmeligheder er blandt andet vores strategier, processer, skabeloner og procedurer.

Overtrædelse af AI-politik

En overtrædelse af denne politik, kan medføre ansættelsesretlige konsekvenser.

Hvis du har brug for vejledning eller er i tvivl om ovennævnte, er du altid velkommen til at kontakte HR-afdelingen eller rette henvendelse til din nærmeste leder.

Løn og pension

Medarbejdere får ved ansættelsens start en pensionsordning i Velliv – pension og livsforsikring for medarbejdere under 67 år.

Pensionsbidraget beregnes på grundlag af den pensionsgivende løn, og udgør 15 %. Den ansattes eget bidrag til pensionsordningen udgør 1/3 (5 %) og arbejdsgiverens bidrag udgør 2/3 (10 %) af det til enhver tid aftalte pensionsbidrag. Den ansattes eget bidrag tilbageholdes ved lønudbetalingen, og fremgår af pågældendes lønseddel.

Følgende elementer indgår i den pensionsgivende løn:

Fast løn
Ferietillæg
Medarbejdere, der efter ferieloven kræver 12 pct. i feriegodtgørelse i stedet for ferie med løn og ferietillæg, har alene ret til pension af feriegodtgørelsen for den del af lønnen, som er betalt for den faste arbejdstid

Følgende elementer indgår ikke i den pensionsgivende løn:

Overarbejdsbetaling
Medarbejdergoder, uanset deres skattemæssige behandling
Feriegodtgørelse, som udbetales ved jobskifte eller ved fratræden
Vilkårlige løntillæg, f.eks. bonus og gratiale – uanset hvor ofte og hvor regelmæssigt de har været udbetalt

Se link til folder om pension herunder

Psykiatri Plus A-S brochure pension og sundhedssikring 2024.pdf

Ferie og helligdage

Optjening af ferie

Som medarbejder er du omfattet af den til enhver tid gældende ferielov.

Som fuldtidsmedarbejdere på 37 timer optjenes der 2,08 feriedag for hver måned. Hvis du er ansat i hele ferieåret, optjener du således 25 dages betalt ferie (12 mdr. x 2,08 dage), hvilket svarer til 5 ugers ferie.

For timelønnede er optjeningen forholdsmæssigt i forhold til den ansattes kontrakttimer. Der optjenes ret til ferie med ferie-godtgørelse på 12,5 %. Indbetaling af feriegodtgørelsen sker af Virksomheden til feriekonto månedligt jf. reglerne i Ferieloven.

Afholdelse af ferie

Du kan afholde din ferie samtidig med at ferien optjenes i perioden 1. september til 31. august (ferieåret).

Ferieafholdelsesperioden er på 16 måneder (ferieåret + 4 måneder). Det vil sige, at ferien optjenes i ferieåret fra den 1. september til 31. august, men du kan afholde din ferie fra den 1. september til den 31. december i det efterfølgende kalenderår.

Grunden til at ferieafholdelsesperioden er længere end ferieoptjeningsperioden er, at Virksomheden og medarbejderne skal kunne fortsætte de traditionelle feriemønstre, herunder mulighed for at holde efterårsferie i oktober måned.

Ferien kan ikke afholdes, før den er optjent.

Varsling af ferie og overflytning af ferie

Du har ret til at holde 4 ugers hovedferie indenfor ferieåret fra 1. september til 31. august. Det er altså kun ferie ud over 4 uger, som kan varsles afholdt af Virksomheden i perioden efter ferieårets udløb den 31. august og frem til den 31. december.

Arbejdsgiveren og medarbejderen kan dog skriftligt aftale, at også de første 4 uger helt eller delvist holdes i perioden efter ferie-årets udløb den 31. august og frem til 31. december.

Der kan overføres højst 1 uges ferie ved forudgående skriftlig aftale med nærmeste leder. Dette skal være aftalt inden 31. december. Der skal altid forelægge en plan for afholdelse af overført ferie.

Feriefridage

Fuldtidsmedarbejdere der har været beskæftiget i Virksomheden på fuldtid 37 timer, i uafbrudt 9 måneder er berettiget til 5 feriefridage til afholdelse i ferieåret, som Virksomheden betaler. Feriefridagene er ikke reguleret af ferieloven, da det er en individuel aftale.

Afholdelse af feriefridage skal være afholdt senest 31/12 året efter de er tildelt. De kan ikke overflyttes.

Ved ansættelsesforholdets ophør skal ikke afholdte feriefridage afholdes inden sidste arbejdsdag. Eventuelle resterende feriefri-dage bortfalder ved ansættelsesophør og udbetales ikke.

Ferietillæg

Medarbejdere der har ret til ferie med løn, har derudover ret til 1% ferietillæg. Ferietillægget beregnes af den ferieberettigede løn i optjeningsåret. Udbetaling af ferietillægget sker i maj samt august.

Søgnehelligdage

Søgnehelligdage er helligdage, som falder på en arbejdsdag.

Funktionærer har som udgangspunkt betalt fri på de officielle helligdage.

Hvis du er ansat som timelønnet i Kundeservice og arbejder på søgnehelligdage, er timesatsen for dette beskrevet i din ansættelseskontrakt.

Søgnehelligdage:

Nytårsdag (1. januar)
Skærtorsdag
Langfredag
Påskedag
Anden påskedag
Kristi Himmelfartsdag
Pinsedag
Anden pinsedag
Juleaftensdag (24. december)
Første juledag (25. december)
Anden juledag (26. december)
Nytårsaftensdag (31. december)

For fuldtidsmedarbejdere regnes følgende for en betalt fridag, da kontoret holder lukket. Det er udelukkende kundeservice, der betjener henvendelser denne dag:

Grundlovsdag

Feriemelding
Alle ferieønsker til hovedferien skal indsendes senest den 15. februar hvert år til nærmeste leder. Ledelsen meddeler godkendelse af ferieønsker senest den 1. marts. Ønsker til restferie skal meddeles nærmeste leder senest 4 uger før afholdelse.
Ferie planlægges med udgangspunkt i medarbejderens ønske, hvis det findes muligt i forhold til Virksomhedens drift og administrationens bemanding.

Mit ferieoverblik
Er du fuldtidsansat kan du få et hurtigt overblik over din optjente og afholdte ferie på din lønseddel eller i Virksomhedens HR-system Emply. Er du timeansat kan du se din optjente ferie på din lønseddel, mens restferie fremgår af feriekonto. Timeansattes feriesaldo nulstilles hvert år den 31. august på lønsedlen.

Ferielukning
Psykiatri Plus holder ikke ferielukket, da vi tilbyder alle services og ydelser 24/7/365. Hovedkontoret og økonomiafdelingen er dog ikke bemandet i weekender og på søgnehelligdage.

Barselspolitik

I barselspolitikken skelner vi mellem begreberne:

Ret til fravær under graviditet
Ret til fravær i de første 10 uger efter fødslen
Ret til 32 ugers fravær efter 10 uger efter fødslen

Ret til fravær under graviditet

Moderen har ret til fravær fra arbejdet på grund af graviditet, når der skønnes at være 4 uger til fødslen.

Ret til fravær i de første 10 uger efter fødslen

Moderen har pligt til fravær de første 2 uger efter fødslen. Herefter har hun ret til 8 ugers fravær (i alt 10 uger). Faderen har ret til fravær i 2 sammenhængende uger i de første 10 uger efter fødslen.

Ret til 32 ugers fravær 10 uger efter fødslen

Begge forældre har ret til 32 ugers fravær efter 10 uger efter fødslen.
Retten til fravær betyder ikke, at der udbetales løn eller dagpenge, men blot at man har ret til at tage orloven.
Vi følger som minimum de til en hver tid gældende regler i funktionærloven og barselsloven, for løn og dagpenge i fraværsperioderne.
Det er vist mere detaljeret i orlovsmodellen nedenfor, hvordan orloven med dagpengeret fordeler sig.

For månedslønnede medarbejdere i Psykiatri Plus gælder følgende

Før fødslen

Ved graviditet skal du senest 3 måneder før forventet termin, give din nærmeste leder besked om forventet fødselstidspunkt. Det har ingen betydning for længden af orloven efter fødslen, hvis terminen ændrer sig, da orloven tilpasses herefter.

Moderen er berettiget til fravær fra arbejdet på grund af graviditet fra 4 uger før termin. I den periode udbetales fuld løn.

Efter fødslen

Moderen har efter fødsel ret til 14 ugers fravær med ½ løn og herefter yderligere 10 ugers fravær med dagpenge. Moderen kan overføre de 5 af ugerne med dagpenge til faderen.

Faderen/medmoderen har ret til 2 ugers sammenhængende fravær med ½ løn inden for de første 10 uger efter fødslen. Herudover har faren ret til 22 ugers fravær med dagpenge. Faderen kan overføre 13 uger med dagpenge til moderen.

Betaling af løn i ovennævnte perioder forudsætter, at du er berettiget til barselsdagpenge med det fulde barselsdagpengebeløb, samt at du på forventet fødselstidspunkt har 9 måneders anciennitet i Virksomheden. Hvis refusionen måtte være mindre, bortfalder betalingen til dig.

Der udbetales ikke dagpenge, når der udbetales løn.

Der optjenes kun ferie og pension, når der betales løn.

Delvis genoptagelse af arbejde og mulighed for forlængelse af orlov op til 46 uger samt udskydelse af 5 ugers orlov til barnets 9. år skal aftales individuelt med nærmeste leder.

Sikkerhedspolitik i arbejdet med borgeren

Vores sikkerhedspolitik i arbejdet med borgeren har til formål at forebygge og håndtere chikane, krænkende adfærd samt trusler om vold fra borgere og kunder, rettet mod det administrative personale i Psykiatri Plus.

Den primære kontaktform med kunder og borgere er telefonisk eller digital, hvorfor denne retningslinje tager udgangspunkt i den kontaktform.

I forbindelse med onboarding af nye medarbejdere, bliver du som medarbejder introduceret til nærværende sikkerhedspolitik. Nærmeste ledere er forpligtet til at sikre dette.

Alle opgaver/borgere skal systematisk og løbende risikovurderes for at forebygge eventuel chikane, krænkende adfærd eller trusler om vold. Borgeren risikovurderes altid ved opstart af en ny opgave og løbende, når der sker ændringer i borgerens ad-færd/funktionsniveau. Dette er teamlederens ansvar.

Den aktuelle risikovurdering skal tydeligt fremgå af opgaven i Temponizer samt af tavlestyringsdokumentet. Risikovurderingen fortages for nye opgaver i samarbejde med kunden. Risikovurdering skal tage afsæt i Kundens kendskab til borgeren (adfærd, diagnoser og misbrug mv.), eksisterende domme og evt. sigtelser. Risikovurderingen skal angive hvilke situationer og kategorier, der knytter sig til risikoen. Den løbende vurdering sker samlet på tavlestyringsmøderne.

Risikovurdering af en opgave

Risiko kategorier:

Ingen
Lav
Middel
Høj

Risikovurderingen skal anvendes til at planlægge og tilrettelægge arbejdet for medarbejderen (vores vikarer) ude på opgaven samt for det administrative personale i Psykiatri Plus. Der er udarbejdet særskilt sikkerhedspolitik for vores medarbejdere (vikarer) ude på opgaverne.

Psykiatri Plus accepterer ikke chikane, andre krænkende adfærd samt trusler om vold fra borgere og kunder. Alle tilfælde tages alvorligt. Psykiatri Plus politianmelder altid trusler om vold. Dette sker både af hensyn til medarbejdernes sikkerhed, men også af hensyn til borgerens samlede sygdoms- og risikoniveau.

Ved ikke at anmelde trusler kan Psykiatri Plus hindre et retvisende billede af borgerens samlede sygdoms- og risikoniveau og derved muligheden for at få den rette behandling fx via en behandlingsdom.

Psykiatri Plus indgår aldrig i samtaler der omhandler chikane, andre krænkende adfærd samt trusler om vold. Samtalen afsluttes straks med en advisering om at ’vores samtale den slutter nu, så jeg lægger på’.

Ingen eller lav risiko:

Her anvendes den almindelige arbejdsgangsbeskrivelser for opstart og drift af opgaver. Borgeren kan kontakt Psykiatri Plus ift. tilrettelæggelse og koordinering af opgaven.

Middel risiko:

Det er vigtigt, at der i planlægningen af arbejdet tages hensyn til den enkelte medarbejders forudsætninger for at udføre arbejdet. Fx skal det overvejes om erfaring og kompetencer har betydning for risikoen for krænkende adfærd, herunder kendskab til low arousal og andre metoder. Hvem I Psykiatri Plus vil være bedst til at løfte opgaven? Kunden og borgeren skal informeres om, hvem borgeren må kontakte hos Psykiatri Plus, herunder hvordan og hvornår. Dette skal desuden kommunikeres tydeligt til alle i Psykiatri Plus (skrives altid på opgaven i Temponizer), så andre ikke påbegynder dialog.

Det skal aftales specifikt med kunden, hvorvidt Psykiatri Plus skal være i direkte kontakt og dialog med borgeren og hvad denne præcist kan og skal omhandle.

Kunden og borgeren skal informeres om, at Psykiatri Plus altid politianmelder trusler om vold.

Man indgår kun i driftsmæssige og faglige drøftelser med borgeren. Man udleverer aldrig sine personlige oplysninger til borgeren.

Høj risiko:

Det skal drøftes med kunden, hvorvidt det overhoved er nødvendigt at borgeren er i direkte kontakt og dialog med Psykiatri Plus. Det skal så vidt muligt undgås, at borgere med høj risiko for trusler om vold skal være i direkte kontakt og dialog med det administrative personale i Psykiatri Plus. Hvis det er nødvendigt, skal kontakten altid være knyttet til én specifik kontaktperson hos Psykiatri Plus. Kontaktpersonen er særligt og frivilligt udvalgt på baggrund af kompetencer.

Det er vigtigt, at der i planlægningen af arbejdet tages hensyn til den enkelte medarbejders forudsætninger for at udføre arbejdet. Fx skal det overvejes om erfaring og kompetencer har betydning for risikoen for krænkende adfærd, herunder kendskab til low arousal og andre metoder. Hvem I Psykiatri Plus vil være bedst til at løfte opgaven? Kunden og borgeren skal informeres om, hvem borgeren må kontakte hos Psykiatri Plus, herunder hvordan og hvornår. Dette skal desuden kommunikeres tydeligt til alle i Psykiatri Plus (skrives altid på opgaven i Temponizer), så andre ikke påbegynder dialog.

Kunden og borgeren skal informeres om, at Psykiatri Plus altid politianmelder trusler om vold.

Man indgår kun i driftsmæssige og faglige drøftelser med borgeren. Man udleverer aldrig sine personlige oplysninger til borgeren.

Der gives systematisk sparring og supervision til medarbejderen, med henblik på at holde en professionel afstand og fokus på opgaven.

Håndtering af trusler

Arbejdstilsynet definerer arbejdsulykker som en pludselig hændelse i forbindelse med arbejdet, som fører til, at en eller flere personer kommer fysisk eller psykisk til skade. Krænkende adfærd, der kan relateres til arbejdet og er fremsat digitalt (fx over mail, telefon eller sociale medier), kan også være arbejdsulykker.

Psykiatri Plus er forpligtet til at undersøge og registrere episoder med chikane, krænkende adfærd og trusler om vold.

Nærmeste leder er ansvarlig for at undersøge episoden ift.:

Samtale med medarbejderen ift. situationen og behovet for hjælp
Om retningslinjen er blevet fuldt
Om der er angivet korrekt risikovurdering af borgeren
Om der er et korrekt match med medarbejderens erfaringer og kompetencer

Nærmeste leder er ansvarlig for at registrere episoden i sikkerhedsregistreringsdokumentet i SharePoint. Arbejdsgangsbeskrivelse for arbejdsskader finder i SharePoint under ”arbejdsmiljø”.

Medarbejderen tilbydes samtaler med nærmeste leder. Hvis det er nødvendigt, kan der tilbydes samtaler med psykolog gennem Dansk Sundhedssikring.

Nærmeste leder vil sammen med medarbejderen og ledergruppen samle op på episoden, ved at drøfte hvordan den blev hånd-teret, hvad vi kan lære af den, om der skal ændres i retningslinjerne. Sikkerhedspolitikken for administrative medarbejdere gennemgås en gang årligt for alle på den årlige arbejdsmiljødrøftelse.

Gode råd om forebyggelse og håndtering af trusler og chikane

Medarbejdernes efternavne og private telefonnummer fremgår ikke af hjemmesiden
Private telefonnumre og adresser udleveres ikke
Medarbejderen vurderer selv, hvorvidt pågældende ønsker adressebeskyttelse
Medarbejdere kan aldrig fremstå helt anonyme, idet Psykiatri Plus, som leverandør til det offentlige, er forpligtet til at afgive oplysninger omkring medarbejdere og kompetencer
Vi bliver aldrig private med borgeren

Medie og pressepolitik

Denne politik har til formål at sikre en ensartet og professionel håndtering af medie- og pressehenvendelser til vores Virksomhed.

Modtagelse af henvendelser:

Hvis du som medarbejder bliver kontaktet af pressen, skal du venligt bede om journalistens navn, samt hvilket medie de repræsenterer, hvis dette ikke allerede er oplyst ved henvendelsen.
Informer journalisten om, at alle presseforespørgsler vedrørende Virksomheden håndteres af Virksomhedens direktør.
Du kan henvise journalisten til vores direktør med følgende information:
– Navn på direktøren
– Mailadresse
– Evt. telefonnummer hvis der bedes om dette

Vær forberedt på at journalisten sandsynligvis vil stille dig spørgsmål. Sig at vi som Virksomhed gerne vil besvarelse spørgsmålene, og henvis igen, på en venlig måde til Virksomhedens direktør, som vil besvare aktuelle spørgsmål så hurtigt som muligt.

Vi siger aldrig, ’ingen kommentarer’. Det efterlader journalisten med mulighed for negativ fremstilling af Virksomheden i pressen.

Kontakt som det første efter henvendelsen direktøren, og oplys, at pressen vil henvende sig.

Ulykkesforsikring og arbejdsskader

Arbejdsskader, ulykker og tilløb til ulykker skal anmeldes og vurderes med henblik på igangsættelse af forebyggende handlinger for at forhindre gentagelser. Når du arbejder for Psykiatri Plus, er du omfattet af den lovpligtige arbejdsskadeforsikring og erhvervsforsikring. De skal henvende dig til din nærmeste leder hvis du får brug for at indberette en arbejdsskade eller ulykke.

Sundhedssikring

Alle fuldtidsmedarbejdere får fra ansættelsesstart en sundhedssikring gennem Dansk Sundhedssikring. Du modtager et login til din sundhedssikring inden for 2 uger efter ansættelsesstart.

Timelønnede medarbejdere ansat på funktionærkontrakt over 8 timer om ugen bliver d. 1. januar 2025 ligeledes dækket at Virksomhedens sundhedssikring.

Er du ansat under 8 timer om ugen, på en ikke funktionær kontrakt, er du ikke dækket af sundhedssikringen.

Du kan læse mere om vores sundhedssikring inde i Emply, eller i linket herunder.

Flyer – Psykiatri Plus.pdf

Stresspolitik

Vores overordnende formål med Virksomhedens stresspolitik, er at skabe tydelige retningslinjer for, hvad man som medarbejder skal være opmærksom på, når man oplever, at travlhed går over i arbejdsrelateret stress.

Vi arbejder ud fra en stresspolitik, der opfordrer alle medarbejdere og ledere til at reagere i tide, hvis man oplever stresssymptomer.

Ingen medarbejder skal være alene med bekymringen om de er ved at få stress. Derfor er stress ikke tabu hos os, men noget vi italesætter og handler på.

Stress kan opstå, når stillede forventninger, eller ens egne forventninger overstiger de muligheder og ressourcer man har, for at løse sine opgaver. Stress kan være arbejdsrelateret og/eller omhandle personlige omstændigheder, begge påvirker for det meste ens mentale og fysiske helbred.

I politikken skelner vi mellem begreberne travlhed og stress. Travlhed er en er en midlertidig tilstand med meget høj aktivitet og mange opgaver, men uden at det får betydelige negative konsekvenser for ens velbefindende og helbred.

Hvis man som medarbejder bliver belastet over en længere periode, og ikke er afklaret omkring forventninger og ressourcer, samt ikke kan se muligheden for restitution, kan det udvikle sig til stress.

Vi opfordrer derfor til, at alle medarbejdere og ledere arbejder efter Virksomhedens work/life balance politik, samt følger vores stresspolitik, ved at komme i tide, hvis man oplever mismatch mellem forventninger og ressourcer, eller får begyndende stress-symptomer.

Symptomer på stress

Stress kan opleves på forskellige måder, nogen af de mest almindelige symptomer er:

Fysiske symptomer: Hovedpine, muskelspændinger, træthed, svimmelhed, hjertebanken.
Psykiske symptomer: Angst, irritabilitet, koncentrationsbesvær, tristhed.
Adfærdsmæssige symptomer: Søvnproblemer, nedsat præstation, øget sygefravær, social tilbagetrækning.

Ansvar som medarbejder

Det er kun dig selv, der kan mærke hvordan du har det, og om du oplever stresssymptomer. Derfor kom i tide, hvis du oplever længere perioder med meget travlhed, eller du er i tvivl om forventninger/ressourcer. Hvis du oplever begyndende stresssymptomer så gør følgende:

Tal med din leder i tide
Efterlev Virksomhedens work/life balance politik
Hvis du har behov for at tale med en, der ikke er i arbejdsrelation til dig, kan du kontakte Vellivs sundhedsteam stresslinje. Du kan ringe til Velliv sundhedsteam på: 70 33 30 80 eller sende en mail på sundhedsteam@velliv.dk så vil du blive kontaktet at Velliv. Vurderer du, at du har brug for psykologhjælp, kan du kontakte Dansk Sundhedssikring sundhedsteam på: på 70206121 eller logge ind på portalen ”Mit DSS” med dit MitID.
Tag regelmæssige pauser
Opsøg støtte/sparring fra din leder og HR-chef

Ansvar som leder

Hvis man som leder oplever at ens medarbejder giver udtryk for stresssymptomer, er følgende leders ansvar:

Afholde en forebyggende stresssamtale i tide
Mulighed for tilpasset arbejdstid/opgaver, der i en aftalt periode giver mulighed for at tilpasse arbejdstiden og opgaver efter situationen
Sikre at medarbejderen er bekendt med og arbejder efter Virksomhedens work/life balance-politik
Følge op med regelmæssige samtaler, for at forebygge og sikre at stressen ikke eskalerer
Bed medarbejderen om at kontakte Velliv i forhold til stressforebyggende samtaler med en ekstern rådgiver, eller vores sundhedssikring for psykologhjælp
Følge Virksomhedens politik for omsorgssamtaler. Hvis en medarbejder bliver sygemeldt med stress over en længere periode, afholdes omsorgssamtaler ud fra Virksomhedens sygefraværspolitik om længerevarende sygefravær

Ansvar som kollega

Hvis man som kollega oplever at ens kollega giver udtryk for stress symptomer, har man som kollega et medansvar.

Tal med din kollega, og tilbyd din støtte
Opfordre din kollega til at følge vores stresspolitik, og hurtigst muligt at tale med sin leder eller HR-chef

Ansvar opsummering

Ledere: Skal være opmærksomme på tegn på stress blandt deres medarbejdere og tage passende handlinger i overensstemmelse med vores stresspolitik
Medarbejdere: Forventes at tage ansvar for deres eget velvære ved at bruge de tilgængelige ressourcer, og søge hjælp, når det er nødvendigt. Kom i tide hvis du oplever stresssymptomer
HR-chef: Ansvarlig for at implementere og overvåge stresspolitikken samt støtte ledere og medarbejdere

Sygefraværspolitik

Hvis du bliver sygemeldt kort- eller langvarigt, er det selvfølgelig kun i Virksomhedens interesse, at du bliver støttet og får de bedste betingelser for at hurtigt og værdigt, at kunne vende tilbage til arbejdet.

Derfor arbejder vi på baggrund af principper om forebyggelse, opfølgning og fastholdelse, som beskrevet i sygefraværspolitikken herunder.

Sygefraværspolitikken beskriver hvilke forpligtigelser, du skal følges under dit sygefravær, samt hvilke retningslinjer din leder følger. Som medarbejder ansat på en funktionærkontrakt oppebærer du fuld løn under dit sygefravær. Er du ansat under 8 timer om ugen, på en ikke funktionærkontrakt, bortfalder retten til løn under sygdom.

Uanset om du arbejder som funktionær eller ikke funktionær, er retningslinjerne herunder gældende.

Hvis du bliver syg, skal du:

give telefonisk besked til nærmeste leder, så hurtigt som muligt, og senest klokken 8.00 på dagen. Her tilkendegiver du på din leders forespørgsel, om dit fravær forventes at være af længere eller kortere varighed. Hvis din leder ikke er til stede, adviseres kollegaerne samt lederen pr. mail.
Hvis du arbejder i ydertidspunkterne og er syg på en vagt, hvor du møder kl. 06:00 skal du give din leder besked dagen før hvis dette er muligt, ellers senest en time inden vagtstart.
så vidt muligt orientere om dine arbejdsopgaver med kort deadline til din leder, som vil overdrage opgaverne til relevante kollegaer.
på fjerdedagen for dit fravær, skal du på din leders eventuelle forespørgsel, kunne fremskaffe en friattest fra egen læge.

Hvis du som medarbejder på trods af sygefravær vurderer, at du er i stand til at varetage dine arbejdsopgaver som planlagt, er det en mulighed at arbejde hjemmefra. Dette er dog under samme forudsætning om at stå til rådighed, som ved fysisk fremmøde på en almindelig arbejdsdag.

Kan dette ikke efterleves grundet sygdom, skal du sygemelde dig efter ovenstående retningslinjer. Vi forventer som Virksomhed ikke, at du arbejder hjemmefra under sygdom. Sygdom er lovligt fravær.

Samtaler ved pletvis eller længerevarende sygdom

Vi er som Virksomhed selvfølgelig oprigtigt interesseret i at opretholde kontakten til vores medarbejdere, hvis man skulle blive syg over en længere periode, men vi er også lovgivningsmæssigt forpligtet til at opretholde kontakten til vores medarbejdere under længerevarende sygdom. Længerevarende sygdom betegnes som 30 dage og derover.

Oplever du at blive ramt af længerevarende sygdom, vil du på tredje ugen for dit fravær blive kaldt til din første omsorgssamtale med din leder, også selv om du stadig er sygemeldt.

Ligeledes vil du, hvis du har drypvis sygefravær blive indkaldt til en omsorgssamtale med din leder. Drypvis sygefravær er enkeltstående sygefraværsdage, der forekommer drypvis over en periode.

Du er altid forpligtet til at deltage i Virksomhedens obligatoriske omsorgssamtaler, samt medvirke til at afdække hvad der skal til for at du snarligt kan vende tilbage til din funktion på arbejdspladsen.

Formålet med at holde kontakt under et sygdomsforløb gennem omsorgssamtaler er udelukkende for at udvise omsorg og sammen vurdere, hvordan situationen kan blive bedre, evt. via ændring af arbejdets tilrettelæggelse, midlertidig tilpasning eller omplacering i forhold til medarbejderens konkrete situation. Vi arbejder ud fra en 5-10-15 dages model som er beskrevet herunder.

Din leders ansvar:

at kontakte medarbejderen telefonisk, hvis medarbejder ikke har raskmeldt sig på 5. dagen under et sygdomsforløb og bede om dokumentation for fraværet.
at kontakte medarbejderen telefonisk, hvis medarbejderen ikke har raskmeldt sig på 10. dagen under et sygdomsforløb og bede om varighedserklæring.
at kontakte medarbejderen på 15. dagen for sygefraværet, og invitere til en omsorgssamtale, også selv om medarbejder stadig er sygemeldt.
at registrere medarbejderens sygefravær i Emply. Ligeledes registrere eventuelt fravær i forbindelse med kriseorlov, som registreres særskilt, og ikke regnes med i medarbejderes samlede fravær.

Får du i forbindelse med dit sygefravær brug for din sundhedssikring kan du kontakte Dansk Sundhedssikring sundhedsteam på: 70206121 eller logge ind på portalen ”Mit DSS” med dit MitID.

I forbindelse med dit fravær kan din leder bede om følgende attester, som Virksomheden betaler for:

Friattest

Friattesten er dokumentation for, at man som medarbejder har lovligt sygefravær. Denne indeholder oplysninger om, at fraværet skyldes sygdom

Varighedserklæring

Varighedserklæringen oplyser om sygefraværets forventede varighed. Ifølge Funktionærloven kan arbejdsgiver efter 14 dages sygefravær bede om en varighedserklæring med oplysning om sygefraværets forventede varighed. Oplysningen gives i en erklæring udstedt af medarbejderens egen læge. Hvis medarbejderen ikke er funktionær, kan medarbejderen anmodes før de 14. dage.

Mulighedserklæring

Mulighedserklæringen giver leder og medarbejder mulighed for at få lægens vurdering af, hvorvidt medarbejderen fremover kan varetage relevante arbejdsfunktioner evt. på nedsat tid i en given periode, uden at helbredet forværres.

Man vil som sygemeldt medarbejder altid blive indkaldt skriftligt til en omsorgssamtale via sin private e-mail. Til at understøtte samtalen anvendes skema for omsorgssamtaler i Emply.

Referat af omsorgssamtalen vil blive lagt i Emply under dine personlige dokumenter.

Omsorgssamtaler i forbindelse med langtidssygemelding afholdes som udgangspunkt hver tredje uge, enten digitalt eller fysisk efter aftale med din leder.

Raskmelding

Raskmelding skal så vidt muligt ske via din leder telefonisk senest kl. 17:00 dagen inden første arbejdsdag efter dit sygefravær.

Barns første og anden sygedag

Du har mulighed for lovligt fravær under eget barns første sygedag, hvis dit barn er under 18 år og stadig bor hjemme.

Hvis pasningen kan foretages af en anden, tildeles du kun fri i det omfang, det er nødvendigt.

Som medarbejder har du derudover mulighed for at afholde en feriedag, hvis du har feriedage til gode ved barns 2. sygedag, uden forudgående aftale med din leder.

Læge- og tandlægebesøg

Planlagte læge og tandlægebesøg skal så vidt muligt placeres uden for din arbejdstid.
Opstår der et akut problem, som kræver læge eller tandlægebesøg i arbejdstiden, aftales fraværet med din leder og regnes for sygdom med løn.

Krise og Sorgpolitik

Vores overordnende formål med Virksomhedens krisehåndtering og sorgpolitik, er at skabe trygge rammer for, hvordan vi som arbejdsplads forholder os, hvis en medarbejder oplever ulykker, alvorlig sygdom eller dødsfald i familien, og deraf krise og sorg.

Ingen medarbejder skal føle sig alene med sin sorg på arbejdspladsen. Sorgarbejdet er individuelt, og det er forskelligt hvad den enkelte medarbejder har behov for, når arbejdet genoptages i en sorgproces.

Vi tilpasser så vidt det er muligt krisehåndteringen og sorgpolitikken til den enkelte medarbejder, hvis uheldet skulle ske. Men altid med udgangspunkt i de retningslinjer, der er beskrevet i henholdsvis krisehåndtering og sorgpolitikken.

Krisehåndtering beskriver de retningslinjer vi agerer indenfor når krisen lige er opstået.

Sorgpolitikken beskriver de overordne rammer og muligheder vi agerer indenfor, når en medarbejder der er i sorg, vender tilbage på arbejdspladsen.

Krisehåndtering – Hvis en medarbejder kommer ud for en krise

Vores krisehåndtering tager udgangspunkt i øjeblikkelig støtte til berørte medarbejder, omsorg til berørte kollegaer samt intern og ekstern kommunikation.
Den beskriver de konkrete handlinger og beslutninger der træffes, lige efter en krise er opstået.

Kommer du som medarbejder ud for en krise bedes du, hvis det er muligt, kontakte din leder.

De overordnede punkter i Virksomhedens kriseberedskabsplan er kort beskrevet herunder.
Når man som medarbejder kontakter sin leder, sker der følgende:

leder informerer pågældende medarbejder om Virksomhedens aftale hos Dansk Sundhedssikring for øjeblikkelig krisehjælp.
medarbejderen informeres om Virksomhedens kriseorlov, der træder i kraft ved alvorlige ulykker, alvorlig sygdom, barns indlæggelse, eller dødsfald i familien (op til 5 dages betalt frihed af Virksomheden)
der aftales hvad der må meldes ud til Virksomhedens øvrige medarbejdere, samt hvornår leder/medarbejder taler sammen igen.
leder kontakter derefter Virksomhedens direktør og HR-chef.
øvrige medarbejdere samles og briefes. Der tilbydes akut psykologisk krisehjælp gennem Danske Sundhedssikring til øvrige medarbejdere, hvis situationen kræver dette.
leder, direktør og HR-chef mødes derefter, i forhold til håndtering af øvrige punkter i Virksomhedens krisehåndteringsplan herunder blandt andet: Omsorg og kontakt til den kriseramte medarbejder. Omsorg og opfølgning på berørte kollegaer samt generel drift i forhold opgaver, der over en periode eventuelt skal uddelegeres.

Sorgpolitik

Sorg er en stresstilstand, som ikke kun rammer os følelsesmæssigt, men også kognitivt. Derfor kan der være behov for individuelt tilpassede forløb i en periode, når man vender tilbage på arbejdspladsen, og stadig er i sorg.

Som sygemeldt – Hvis man i forbindelse med en krise bliver sygemeldt efter en afsluttet kriseorlov, træder Virksomhedens sygefraværspolitik i kraft. Vi tager derfor, også når man er sygemeldt på grund af sorg, udgangspunkt i principperne om opfølgning og fastholdelse. Derudover er vi som virksomhed lovgivningsmæssigt forpligtiget til at opretholde kontakten til vores medarbejdere under længerevarende sygefravær.
Længerevarende sygefravær betegnes som 30 dage og derover. Derfor vil man under sit sygefravær i forbindelse med sorg ligeledes følge planen for omsorgssamtaler, som beskrevet i Virksomhedens sygefraværspolitik.

Inden arbejdet genoptages – Det kan for nogen føles overvældende at have ” første” arbejdsdag igen efter en eventuel sygemelding, hvor man stadig er i sorg. Derfor er der altid mulighed for at komme ind forbi kontoret, for at drikke en kop kaffe, høre sidste nyt og genbesøge sin plads, inden man genoptager sit arbejde. Disse besøg aftaler du med din leder.

Tilpasning af opgaver – Inden tilbagevenden på arbejdspladsen efter enten kriseorlov eller sygemelding, kan der laves en eventuel aftale om behov for tilpasning af opgaver. Her er det aftalt hvilke opgaver man i en begrænset periode varetager og ikke varetager. Det er lederens ansvar at sørge for, at aftalen er klart meldt ud til alle det vedrører.

Nedsat tid over en periode – Hvis man efter kriseorlov eller sygemelding har behov for at arbejde mindre i en periode, udfylder medarbejder sammen med sin leder en mulighedserklæring, som tages med til egen læge. Dette er for at få en lægelig vurdering om omfanget af de foreslåede opgaver, og arbejdstid.

Mulighed for flere samtaler med din leder – Når man vender tilbage til sit arbejde, kan man opleve et behov for at tale mere med sin leder end de planlagte månedlige 1:1-samtaler. Dette er der selvfølgelig altid mulighed for. I aftaler selv hyppigheden af samtaler/møder.

Hvordan taler vi med om en kollegas om deres sorg?

Det er individuelt hvordan man som menneske, har brug for at tale om sin situation og sorg.

Vi respekterer altid den enkeltes medarbejders behov for at tale om sin sorg, men vi vil meget gerne forebygge at ens tilbagevenden på arbejdspladsen i/efter en sorg, bliver tabubelagt.

Det kan være vanskeligt som kollega at forholde sig til, hvad der er passende at sige til en kollega, der i sorg vender tilbage på arbejdspladsen.
Men et; Jeg er her for dig hvis du har lyst til at tale, eller, jeg har tænkt meget på dig, hvis der er noget jeg kan gøre, så er jeg er her, er et bedre udgangspunkt, end ikke at sige noget til sin kollega.

Selvfølgelig kan det for nogen blive overvældende, hvis ens kollegaer hele tiden spørger ind til ens situation. Dette respekteres selvfølgelig.
Derfor hvis det er muligt for dig, så aftal med din leder, hvad du har det bedst med, så formidler din leder det videre til dine kollegaer. Foretrækker du, at det er dine kollegaer der spørger ind til din sorg? Eller vil du være den, der tager initiativ til at tale om det der er sket, eller er der en anden måde, du gerne vil at vi støtter op din tilbagevenden på?

Dog vil vi som virksomhed altid understøtte, at sorg ikke bliver tabu på arbejdspladsen.

Rygepolitik

Psykiatri Plus er en røgfri Virksomhed. Dette gælder både i og omkring vores kontorfaciliteter, i vores firmabiler og når du er på kundebesøg, messer med videre.

Alkoholpolitik

Det er ikke tilladt at indtage alkohol, eller andre rusmidler i arbejdstiden, på arbejdspladsen, samt på kundebesøg, messer med videre.

I særlige tilfælde kan politikken om indtagelse af alkohol fraviges f.eks. ved DHL, julefrokost, sommerfest eller arrangementer, der kombinerer faglige indslag med et efterfølgende socialt arrangement. Det forventes dog altid, at medarbejdere under et fælles arrangement kan repræsentere Virksomheden. Ved konferencer af flere dages varighed forventes det, at man er frisk til næste arbejdsdags begyndelse.

Efter aftale med ledelsen kan der på udvalgte fredage nydes et glas vin eller øl mellem kl. 15-16 på kontoret i Glostrup.

Tilladelsen til at afvige fra non-alkoholpolitikken ved ovennævnte arrangementer kan kun gives af ledelsen.

Work/life balancepolitik

Vi lægger stor vægt på, at der skal være en god balance mellem vores medarbejders arbejdsliv og fritid. Derfor tilstræber vi, at mails, SMS og telefonopkald modtaget udenfor normal arbejdstid, det vil sige hverdage kl. 8:00-17:00, først besvares næstkommende hverdag.

Der skal således være tale om helt ekstraordinære og akutte situationer, hvis vi kontakter hinanden udenfor normal arbejdstid.

Er man ansat på jobløn som teamleder, forventes en vis fleksibilitet fra medarbejderen uden for den normale arbejdstid kl. 8:00-17:00. Skulle en akut situation opstå, skal teamlederen kunne træffes på telefon af vores medarbejdere i Kundeservice, der drifter Virksomhedens opgaver i ydertiderne.

Dresscode

Som medarbejder repræsenterer du Virksomheden både på kontoret, i officielle sammenhænge og hos kunden. Derfor er præsentabelt tøj forventeligt.

Mærkedage

Hos Psykiatri Plus sætter vi pris på at fejre hinanden. Når vi har fødselsdag, pynter vi op på hinandens plads. Det er medarbejders leder, der er ansvarlig for dette. Man kan altid se hvornår en kollega har fødselsdag inde på forsiden i Emply, samt i vores fælles fødselsdagskalender.

Runde fødselsdage samt 10-års jubilæer og derover fejrer vi med morgenmad og en gave fra Virksomheden.

Gave: kr. 500,-

Ved bryllup og fødsel gives der ligeledes en gave fra Virksomheden.

Registrering af arbejdstid

Vi anvender Zenegy payroll til tidsregistrering.

Registrering af arbejdstid og pauser for fuldtidsmedarbejdere

Er du ansat på en fuldtidskontrakt er dine timer, pauser og ferie forhåndsregistreret af økonomiafdelingen.
Derfor er det eneste du skal gøre at taste afvigelser i din faste arbejdstid, når disse forekommer.

Registrering af arbejdstid og pauser for timelønnede i kundeservice

Timelønnede konsulenter i kundeservice skal efter hver vagt registrere start og sluttidspunkt for afholdte vagt.
Da denne gruppe medarbejdere som udgangspunkt arbejder hjemmefra i ydertidspunkterne, kan vi grundet driften, ikke garantere, at der er mulighed for at afholde pause. Derfor skal du som timelønnet kundekonsulent udelukkende registrere din starttid og sluttid i appen, og ikke evt. pause.

Hvis driften tillader det, kan du afholde Virksomhedsbetalt pause på op til 30 min. på arbejdsdage, hvor du minimum arbejder 6 timer. (du skal ikke registrere din pause i appen)

Samme regel gør sig gældende hvis du arbejder i dagtimerne, enkelte dage fra kontoret i Glostrup.

Fravigelse

Indgår du som timeansat i kundeservice en aftale med din leder om at supportere driften i dagtimerne over en periode på 14 dage eller derover, er det et krav at du arbejder fra kontoret i Glostrup. Dette er for at sikre optimal sparring med øvrige fuldtidskollegaer, der også arbejder i dagtimerne. Har du indgået en sådan aftale med din leder, gælder reglen for egen betalt frokostpause i angivne periode, på lige fod med øvrige fuldtidsansatte på kontoret. (du skal registrere din frokostpause i appen).

Du vil som ny medarbejder blive introduceret til Zenegy payroll i din onboarding.

Begravelse

Der gives frihed med løn én dag i forbindelse med begravelse i den nærmeste familie, hvorved forstås forældre, søskende, bedsteforældre, svigerforældre, ægtefælle eller børn, børnebørn samt samlever, stedbørn og stedforældre.

Der gives ret til frihed uden løn ved deltagelse i begravelsen uden for nærmeste familie, hvis det kan passes ind og aftales med nærmeste leder.

Straffeattest

I forbindelse med vores rekrutteringsproces har vi indhentet en straffeattest på dig. Vi forbeholder os derudover retten til at indhente en ny straffeattest, i så fald din leder kræver dette.

Organisation

Bestyrelsen i Psykiatri Plus

Formand – Ib Oustrup – Virksomhedskonsulent, indehaver af firmaet Laigaard/Oustrup, tidligere adm. direktør i ingeniørforeningen IDA, tidligere kommunaldirektør i Faxe Kommune og socialdirektør i Næstved Kommune.

Bestyrelsesmedlem – Christopher Moyell Juul – Adm. direktør i DENA. Tidligere konsulent i PwC og direktør for Behandlingsskolerne samt stifter af Fonden Drive.

Bestyrelsesmedlem – Anette Laigaard – Tidligere administrerende direktør for socialforvaltningen i Københavns kommune (2007-16) samt direktør for social og psykiatri i Storstrøms amt. Medlem af flere råd blandt andet Mandag Morgens innovationsråd samt Kommunaldirektørforeningen.

Bestyrelsesmedlem – Poul Erbo Mortensen – Formand i flere bestyrelser, tidligere COO i Falck og adm. direktør i Københavns Energi samt koncerndirektør i Codan Forsikring fra 1995 til 2006.

Afslutning

Skulle du stadig sidde med et spørgsmål der ikke blev besvaret? Og som med fordel kunne være beskrevet i vores medarbejderhåndbog, så er du altid velkommen til at skrive eller komme forbi HR med dine input.

Mange tak fordi du læste med 💙