Håndtering af personoplysninger om tilknyttede medarbejdere samt ansøgere hos Psykiatri Plus

Når du bliver tilknyttet hos os, opretter vi en medarbejderprofil med dine oplysninger i et IT-system kaldet Temponizer og i et dokumentationssystem SofusSOCIAL.
På medarbejderprofilen registrerer og opbevarer vi de oplysninger, der er nødvendige og relevante i forhold til din tilknytning hos os.

Vi indsamler og opbevarer de oplysninger, som vi har modtaget i forbindelse med tilknytningen, herunder bl.a. ansøgning, CV, referencer, eksamensbeviser, mv.

Vi indsamler og opbevarer også de oplysninger, der løbende måtte være nødvendige og relevante i forbindelse med håndteringen af dit tilknytningsforhold. De oplysninger, vi behandler, kan omfatte både almindelige personoplysninger i henhold til databeskyttelsesforordningens artikel 6, følsomme personoplysninger efter artikel 9, og eventuelt oplysninger om strafbare forhold (art. 10), hvor dette er nødvendigt og lovligt.

Som udgangspunkt sker behandlingen af dine oplysninger med henblik på opfyldelse af din tilknytningsaftale og det løbende tilknytningsforhold, jf. § 6, stk. 1, litra b i databeskyttelsesforordningen.

Hvor der er andre mulige behandlingsgrundlag, er disse angivet nedenfor under de enkelte oplysninger.

Navn, privat adresse, e-mail og telefonnummer
(Behandling er nødvendig for at indgå og administrere tilknytningsforholdet, jf. databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra b.)

Billede til medarbejderprofil og ID-kort:
(Behandling sker på grundlag af den legitime interesse, jf. databeskyttelsesforordningen art. 6, stk. 1, litra f og/eller samtykke, jf. databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra a).
Se også afsnittet om Intra- og internet.

CPR-nr.:
(Behandling er nødvendig for at overholde en retlig forpligtelse, jf. art. 6, stk. 1, litra c, samt databeskyttelseslovens § 11, stk. 2. Videregivelse af CPR‑nummer sker kun, hvor dette er tilladt efter § 11, stk. 2, nr. 3.)

Kontaktoplysninger på dine nærmeste pårørende:
Arbejdsrelevante oplysninger.
(Behandling sker for at varetage den registreredes vitale interesser i nødsituationer, jf. art. 6, stk. 1, litra d.)

Bankoplysninger: 
reg. nr. og kontonummer samt skattekort
(Behandling er nødvendig for at overholde retlige forpligtelser vedrørende lønudbetaling og skatteforhold, jf. art. 6, stk.1, litra c.)

Fraværsoplysninger

• Ferie og andet fravær
  (Behandling er nødvendig for at administrere tilknytningsforholdet og overholde ansættelses- og arbejdsgiverpligter, jf. art. 6, stk. 1, litra b og c, afhængigt af karakteren af fraværet.)
• Sygefravær
  (Hvis fraværet indebærer helbredsoplysninger, behandles disse efter art. 9, stk. 2, litra b og/eller litra f.)

Uddannelse, kvalifikationer, tidligere ansættelses- og tilknytningsforhold, kurser, kompetenceprofil, jobønsker, bedømmelser, beskæftigelse, tillidshverv, lån af diverse effekter, eventuelle advarsler og lignende, m.v.

(Behandling sker for at administrere og opfylde dit tilknytningsforhold, jf. art. 6(1)(b), samt fordi vi har en legitim interesse i at planlægge, dokumentere og kvalitetssikre arbejdet, jf. databeskyttelsesforordningen art. 6(1)(f).)

Referencer.
Behandling sker for at gennemføre og administrere rekrutteringsprocessen på grundlag af vores legitime interesse, jf. databeskyttelsesforordningen art. 6, stk. 1, litra f, og/eller på baggrund af dit samtykke, jf. databeskyttelsesforordningen art. 6, stk. 1, litra a.

Arbejdsskader:
(Behandling kan være nødvendig for at overholde retlige forpligtelser, jf. databeskyttelsesforordningen art. 6, stk. 1, litra c, til brug for retskrav, jf. databeskyttelsesforordningen art. 9, stk. 2, litra f, til opfyldelse af arbejdsretlige forpligtelser, jf. databeskyttelsesforordningen art. 9, stk. 2, litra b, og/eller for at overholde arbejdsmiljølovgivningen.)

Helbredsoplysninger:
(Behandling sker kun, hvor det er nødvendigt for at overholde retlige forpligtelser, jf. databeskyttelsesforordningens s art. 6, stk. 1, litra c, og/eller nødvendig for at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, jf. databeskyttelsesforordningens art 9, stk. 2, litra f og/eller Helbredsoplysningsloven og/eller Arbejdsmiljølovens kapitel 11)

Straffeattest og hvis påkrævet børneattest:
(Behandling sker efter databeskyttelseslovens § 8, stk. 3, og i relevant omfang efter børneattestloven. Vi sletter den originale straffeattest/ og eller børneattest efter modtagelsen og registrerer, at attesten er set og om den gav anledning til anmærkning).

Ændringer og særlige situationer
Hvis der sker ændringer i dine oplysninger, registrerer vi ændringerne.
I særlige situationer kan det være nødvendigt at behandle yderligere oplysninger end dem, der er oplistet ovenfor. Det kan f.eks. være oplysninger modtaget i forbindelse med en idømt straf eller oplysninger, som en konkret hændelse nødvendiggør. Sådan behandling sker kun, hvor der foreligger et gyldigt behandlingsgrundlag efter databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven.

Din medarbejderprofil findes i en elektronisk mappe placeret i vores IT-system Temponizer.
Det er udelukkende følgende medarbejdere, der har adgang til din medarbejderprofil:

• medarbejdere i kundeservice
• rekruttering og salg
• økonomiafdelingen og virksomhedens øverste ledelse.

Hvis oplysningerne om dig ændrer sig, skal du informere vores rekrutteringskonsulenter, eller økonomiafdeling, så vi kan registrere ændringerne.

Du har efter databeskyttelsesreglerne en række rettigheder i forhold til vores behandling af oplysninger om dig.

Ret til at se oplysninger (indsigt): Du kan bede om at få indsigt i de personoplysninger, som vi har registreret om dig efter reglerne om indsigtsret.

Ret til berigtigelse: Du har ret til at få berigtiget urigtige oplysninger om dig selv.

Ret til sletning: Se afsnittet nedenfor om ”Sletning”. I særlige tilfælde kan du have ret til at få slettet oplysninger om dig, før vores generelle slettefrister indtræffer.

Ret til begrænsning af behandling: Du kan i visse tilfælde have ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset.

Ret til indsigelse: Du kan i visse tilfælde have ret til at gøre indsigelse mod vores eller databehandlers behandling af dine personoplysninger.

Ret til at trække samtykke tilbage: Hvis du har givet samtykke til behandling af en eller flere personoplysninger om dig, kan du på ethvert tidspunkt trække dit samtykke tilbage efter de persondataretlige regler. Medmindre virksomheden har et andet lovligt behandlingsgrundlag, kan vi ikke længere behandle de pågældende oplysninger.

Ret til at klage til Datatilsynet: Du har ret til at klage til Datatilsynet over vores behandling af dine personoplysninger, hvis du mener, at behandlingen ikke sker efter gældende regler.
Du kan finde Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk.

I en række tilfælde skal eller kan Psykiatri Plus A/S videregive dine relevante oplysninger til relevante modtagere, f.eks.;

• SKAT vedr. skattepligtige ydelser
• Arbejdsmarkedets Tillægspension (ATP)
• Danmarks Statistik
• NemKonto
• Pensionskasser, banker og forsikringsselskaber
• Arbejdsskadestyrelsen (anmeldelser om arbejdsskader)
• Kommuner vedrørende dagpengerefusion
• virk.dk
• Indkomstregistret
• Psykiatri Plus A/S eksterne revision
• Psykiatri Plus A/S eksterne rådgiver, herunder advokat/Dansk Erhverv

I tilfælde af videregivelse vil det ske inden for rammerne af databeskyttelsesreglerne.

Vi kan også vælge at bruge eksterne databehandlere, f.eks. et lønbureau. I så fald indgår vi en skriftlig databehandleraftale, der sikrer, at gældende regler bliver overholdt.

Som led i rekrutteringsprocessen behandler vi personoplysninger om dig på baggrund af CV, video eller andet materiale, som er vedlagt ansøgningen eller andre oplysninger opgivet under ansøgningsprocessen. Formålet med at indsamle personoplysninger i rekrutteringsprocessen er at vurdere, om du er den rette kandidat til en tilknytning hos Psykiatri Plus.

Indsendes en ansøgning til os, indsamler og behandler vi følgende personoplysninger om dig:

• Navn, adresse, telefonnummer og e-mail
• Øvrige oplysninger som fremgår af ansøgningen eller medsendte dokumenter herunder uddannelses- og kursusbeviser
• Straffeattest og evt. børneattest. Begge attester noteres i systemet, men slettes herefter. Hvert år indhenter vi nye attester, noterer den nye dato og sletter herefter igen begge attester samt opdaterer autorisations ID for relevante faggrupper
• Personoplysninger om ansøgeren som indsamles hos tredjepart. Eksempelvis en tidligere arbejdsgiver som ansøgeren måtte have oplyst samt givet samtykke til, at vi indhenter referencer fra.

Psykiatri Plus A/S behandler ikke følsomme personoplysninger om dig, medmindre du selv har givet os disse oplysninger fx i forbindelse med tilknytningen. I særlige tilfælde bruges personoplysninger såsom anciennitet, geografisk placering, uddannelse mm. til statistik. I de tilfælde er personoplysninger anonymiseret således, at oplysningerne ikke kan spores til en konkret person.

Som ansøger får du adgang til et karrierecenter. Her kan du altid redigere eller slette dine oplysninger.
Har du ikke været logget ind i karrierecenteret de sidste 180 dage, bliver al data slettet.

Kommer du ikke i betragtning til en tilknytning hos os, slettes ansøgningen og alle oplysninger inden for 6 måneder.

Vi sletter som udgangspunkt dine personoplysninger 5 år efter tilknytningsforholdets ophør hos Psykiatri Plus A/S.

Virksomheden opbevarer endvidere oplysninger omfattet af bogføringsloven i overensstemmelse med reglerne i denne lovgivning.

Hvis der er en saglig grund til at opbevare oplysninger i længere tid, kan dette ske.

Psykiatri Plus A/S har som dataansvarlig pligt til at beskytte de persondata, vi har om vores medarbejdere. Du kan læse mere herom i vores Sikkerhedspolitik ved personaleadministration.

Hvis du har spørgsmål om Psykiatri Plus A/S´ behandling af oplysninger om dig, kan du kontakte GDPR-ansvarlig på mail info@psykiatriplus.dk

Senest opdateret: 12.03.2026